Оформление телеграмм, телефонограмм, факсов

Оформление телеграмм, телефонограмм, факсов

Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

История телеграммы Этим летом праздновали день рождения телеграммы.

Первое сообщение было отправлено посредством телеграфа 25 юля 1837 года Чарльзом Витстоуном ( Charles Wheatstone ) с железнодорожной станции Эустон ( Euston ). Получил это послание Уильям Фосергил Кук ( William Fothergill Cooke ), находившийся в лондонском районе Камден. С тех пор прошло почти 170 долгих лет.

Революционная по тем временам технология, позволяющая пересылать сообщения на огромные расстояния, стремительно развивалась в течении XIX века, став одним из самых популярных способов связи.

Телеграф также значительно повлиял на другие средства коммуникации, включая электронную почту и Интернет.

Возможно, если бы в 1846 году Уильям Кук не открыл фирму Electric Telegraph Company -одну из первых компаний, представлявших коммуникационные услуги, сегодня мы бы с вами жили совсем в другом мире. Уже в 1874 году в Великобритании услугами телеграфа можно было воспользоваться в 20 тысячах городов и деревень.

Страна также имела связь с США и со многими своими колониями. Когда телеграфу исполнилось 50 лет, его огромное значение признала даже Королева Виктория ( Queen Victoria ). В XX веке телеграмма уже отошла, а второй план из-за популяризации и распространения телефона. На ее смену в 1932 году пришел телекс, который используется во многих странах до сих пор.

Телеграмма Вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.

Своевременность передачи и получения информации во многом предопределяют своевременность и правильность принятия решения.

Потому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу.

Телеграммы в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Порядок телеграфной связи регламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г . №1108 (с изменениями от 14 января 2002 г .). Телеграммы подразделяются на категории и виды.

Телеграммы бывают следующих категорий : По России 1. 2. 3. 4. 5. По СНГ 1. 2. Виды телеграмм : По России с доставкой на художественном бланке (с отметкой “ЛЮКС”, “ЛЮКС/М”, музыкальная) с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”) с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”) уведомление телеграфом уведомление телеграфом срочное с доставкой на художественном бланке по случаю траура (с отметкой “делюкс”) По СНГ с доставкой на художественном бланке (с отметкой “люкс”) заверенная с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”) с доставкой на художественном бланке по случаю траура с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”) Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые.

Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, а простая до 6 часов.

Категории и виды телеграмм, не допускаемых в телеграфном обмене для стран СНГ 1. : Эстония, Литва ; 2. 3. Телеграмма содержит следующие реквизиты: · · · · · · · · · Слова в телеграммах для подсчета делятся на: 1. 2. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм, а телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм. В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ. При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание “не” опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания: Точка – ТЧК; Запятая – ЗПТ; Двоеточие – ДВТЧ; Кавычки – КВЧ; Скобки – СКВ; Номер – НР. Все цифровые данные в тексте пишутся словами.

Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Знаки “ N ”, “+”, “-” и другие следует писать словами: номер или НР, минус, плюс и т.д. Конец текста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы (см. приложение 1). В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, выбор делается в пользу более коротких слов; Предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает толкований; Не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное. Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации. Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы. В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращений), должность, фамилия исполнителя и дата отправки.

Обратный адрес пишется без сокращений, со знаком препинания.

Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные должностными лицами должны быть заверены печатью соответствующей организации или печатью “Для телеграмм” В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации или учреждения.

Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге.

Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.

Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы.

Допускается уменьшение размеров (по желанию отправителя) любой из частей о категории телеграммы на каждой телеграмме, а отметка о виде телеграммы – только на первой телеграмме.

Телефонограмма Документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи.

Адресат полученное сообщение записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана.

Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: · · · · передавшего и принявшего телефонограмму; · · Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом “о” или “об”. Например, “Об изменении времени заседаний Совета”, “О прибытии участников семинара” Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия.

Телефонограмма излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов (см. приложение2). Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнительным.

Факсограмма (телефакс, факс) Получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимальной связи (при помощи факсимальной аппаратуры). Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе формата А4 – приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении. Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, предъявляемых к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом. Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне (см.

Конституционное (государственное) право России

Маркетинг, товароведение, реклама

Психология, Общение, Человек

Менеджмент (Теория управления и организации)

Экономическая теория, политэкономия, макроэкономика

Педагогика

Юридическая психология

Бухгалтерский учет

Искусство

Банковское дело и кредитование

Уголовный процесс

Микроэкономика, экономика предприятия, предпринимательство

Экономика и Финансы

Политология, Политистория

Программное обеспечение

Социология

История

Литература, Лингвистика

Уголовное право

Международные экономические и валютно-кредитные отношения

Техника

Материаловедение

Религия

Культурология

Физика

Физкультура и Спорт

География, Экономическая география

Философия

Программирование, Базы данных

Экскурсии и туризм

Компьютерные сети

Сельское хозяйство

Гражданская оборона

Теория государства и права

Геология

Медицина

Биология

Нероссийское законодательство

Разное

Экономико-математическое моделирование

Химия

Охрана природы, Экология, Природопользование

Технология

Астрономия

Металлургия

Земельное право

Ветеринария

Транспорт

Математика

Военное дело

Конституционное (государственное) право зарубежных стран

Компьютеры и периферийные устройства

Военная кафедра

История отечественного государства и права

Муниципальное право России

Налоговое право

Таможенное право

Геодезия, геология

Право

Москвоведение

История экономических учений

Государственное регулирование, Таможня, Налоги

Банковское право

Музыка

Компьютеры, Программирование

Международное право

Семейное право

Радиоэлектроника

Финансовое право

Биржевое дело

Архитектура

История государства и права зарубежных стран

Историческая личность

Российское предпринимательское право

Гражданское право

Правоохранительные органы

Ценные бумаги

Криминалистика и криминология

Гражданское процессуальное право

Трудовое право

Административное право

Страховое право

Геодезия

Экологическое право

Пищевые продукты

Здоровье

История политических и правовых учений

Подобные работы

Формирование лояльности персонала компании через реализацию программы социальной ответственности предприятия на примере компании «Балтика»

echo "Сохранность секретной информации, терпимость к временным трудностям, соблюдение дисциплины, готовность к обучению и развитию — все это для лояльных работников следствие не страхов потери места р

Особенности организационной структуры управления на крупном и малом предприятиях

echo "Однако особенно жарко разгорались споры о целенаправленном построении организации в тех случаях, когда речь шла о рациональном устройстве крупных общественных образований и учреждений, которые с

Подбор торгового персонала

echo "Методы торговли стали значительно разнообразней. В сфере торговли мы наблюдаем интенсивное развитие мелкого, среднего и крупного сетевого бизнеса. Созданы новые системы оптово - розничных отнош

Оценка риска инвестиционного проекта

echo "Явление сопровождающее любое совершаемое действия во всех областях. Риск это вероятность возникновения каких либо последствий, отрицательных или положительных. Риск возникает вероятность наступл

Водородная энергетика. Роль Михаила Прохорова в становлении российской альтернативной энергетики

echo "Водородная энергетика — экономичное и экологичное направление выработки и потребления энергии человечеством, основанное на использования водорода в качестве средства для аккумулирования, транспо

Анализ выполнения плана сдачи готовой продукции на склад за заданный период

echo "Входная информация задачи «Анализа выполнения плана сдачи готовой продукции на склад за заданный период» разделяется на условно-постоянную и на оперативно-учетную информацию. Условно-постоянная

Складское хозяйство

echo "Хорошо налаженная работа предприятий оптовой торговли, баз и складов оказывает существенное влияние на весь процесс материально-технического снабжения, а также обеспечение сохранности материальн

Изучение и анализ рынка товаров, закупаемых и реализуемых торгово-закупочным предприятием (на примере Белгородского территориального фонда обязательного медицинского страхования)

echo "Условимся далее по тексту торгово-закупочное предприятие именовать словом предприятие. Предприятию важно иметь больше потенциальных поставщиков, чем ему необходимо. Чем больше поставщиков, заин